Powrót do biura

Bezpieczny powrót do biura po koronawirusie

Powrót do biura

Po blisko dwóch miesiącach pracy zdalnej pracodawcy zaczynają stopniowo otwierać biura dla swoich pracowników. Większość firm dopiero przymierza się do tej operacji, mając na uwadze, że bezpieczny powrót do biura po koronawirusie trzeba dobrze zorganizować. Jeśli odpowiadasz w swojej organizacji za przeprowadzenie tego procesu, to powinieneś przeczytać ten tekst. Znajdziesz w nim wiele konkretnych wskazówek.

Bezpieczny powrotu do biura po koronawirusie – kluczowe obszary

Wyróżniliśmy 6 zagadnień, którym warto się przyjrzeć, aby zaplanować bezpieczny powrót do biura po koronawirusie, a raczej po pierwszych dwóch miesiącach „czasów COVID-19”. W kolejnych akapitach rozwiniemy dwa, na których jako Duer znamy się najlepiej.

  1. Harmonogram powrotów
    To kiedy, w jakim trybie i wg. jakiego harmonogramu warto przeprowadzić powrót pracowników do biura, wynika z wielu zmiennych. Warto wziąć pod uwagę m.in. gotowość powierzchni biurowej na bezpieczne przyjęcie pracowników, specyfikę branży, sytuację firmy, możliwość efektywnej realizacji obowiązków służbowych poza siedzibą, kondycję psychiczną pracowników zw. z długim okresem pracy zdalnej i wiele, wiele innych czynników. W tym aspekcie nie zamierzamy nic rekomendować, bo dla każdej firmy jest to bardzo indywidualna decyzja. Zostawiamy Was z powyższą listą zmiennych, na które warto spojrzeć.
  2. Standardy higieny
    Ten punkt to nasz „konik”. Przyjrzymy się kwestii nowych standardów higieny w oddzielnym akapicie.
  3. Rearanżacja przestrzeni biurowej
    Zarówno kompleksowe modernizacje / rearanżacje biur jak i „zwykłe” przeprowadzki wewnętrzne oraz drobne przebudowy to nasz core business. W oddzielnym akapicie podzielimy się naszym know-how i wskazówkami w tym obszarze.
  4. Zarządzanie zmianą i komunikacja
    Jak na poważny projekt przystało (a takim z pewnością jest powrót do biura po kornawirusie!) warto sformułować plan komunikacji do swoich pracowników. Zadbaj o atrakcyjny dla nich kanał i formę komunikacji oraz ustrukturyzowane, logiczne komunikaty dla każdej z grup docelowych (np. wyższej kadry menedżerskiej, pracowników liniowych, itd.)
  5. Kultura i organizacja pracy
    Z pozoru obszar powiązany z poprzednim, ale warto rozważyć dodatkowe pytania. Co zrobić, aby pracownicy przestrzegali nowe zasady? Czy reagować, gdy pracownicy je łamią? Jak sprawić, by zmiany nie wpłynęły negatywnie na kulturę organizacyjną? Jak upewnić się, że nowe zasady są nie tylko respektowane, ale i lubiane?
  6. Aspekty administracyjne, legislacyjne i techniczne
    Czy dokumenty opisujące zasady korzystania z biura wymagają aktualizacji? Które procesy i procedury należy dostosować do nowej rzeczywistości? Warto powołać wewnątrz firmy zespół roboczy. Powinien on składać się z przedstawicieli administracji, HR, prawników, finansów, compliance, aby stworzył kompletną listę i upewnił się, że niczego nie przegapicie.

Standardy higieny

Aby pracownicy z przyjemnością i bez obaw powrócili do funkcjonowania w dobrze im znanej przestrzeni biurowej, należy zapewnić im niezbędny komfort i bezpieczeństwo. Sprowadza się to nie tylko do rozstawienia środków do dezynfekcji rąk czy sprzętu IT. Warto rónież przeprowadzać dezynfekcję całej przestrzeni, po której poruszają się pracownicy. Znając zalety i wady wielu metod dezynfekcji, w obliczu epidemii SARS-CoV-2 polecamy ozonowanieOzonowanie jest sprawdzonym i skutecznym sposobem dezynfekcji i oczyszczania pomieszczeń, bez wykorzystywania środków chemicznych (jedynym czynnikiem biobójczym jest sam ozon). Jest to w 100%-ach bezpieczna i ekologiczna metoda (w przeciwieństwie do metod wykorzystujących środki chemiczne). Skuteczność ozonowania w dużej mierze oparta jest na możliwościach gazu, który może wnikać w miejsca niedostępne innymi metodami.

Ozonowanie pomoże nie tylko odkazić pomieszczenia biurowe z wirusów czy bakterii, ale również z wszelkich alergenów, drobnoustrojów, roztoczy, grzybów, pleśni. Ozonowanie pozwala również pozbyć się nieprzyjemnych zapachów (np. papierosów, poremontowych – farby, kleje, itd.). Ozonować warto również instalację klimatyzacyjną i wentylacyjną. Profesjonalnie przeprowadzona usługa ozonowania daje gwarancję usunięcia koronawirusa z danego pomieszczenia. Potwierdzają to liczne badania naukowe i opinie ekspertów (ze świata i z Polski).

Jako Duer realizujemy ozonowanie zarówno w godzinach dziennych jak i nocnych. Gdy z biura korzysta na co dzień wiele osób, optymalne jest przeprowadzenie ozonowania po godzinach roboczych. Wtedy nie zakłóca to w żaden sposób rytmu pracy biurowej.

Dodatkowo, warto porozmawiać z przedstawicielem swojego serwisu sprzątającego. Jeśli jest to duża firma, to z pewnością sami z siebie wdrożą szereg dobrych praktych, czyli np. każdorazowa dezynfekcja klamek, blatów, mebli i sprzętów kuchennych, itd. Niemniej warto zwrócić im uwagę, na czym powinni skupić się, aby jak najskuteczniej dokonywać codziennej dezynfekcji.

Rearanżacja przestrzeni biurowej

Adaptacja biura do wymogów social distancing to chyba najtrudniejszy aspekt, ale niezbędny, aby bezpieczny powrót do biura po koronawirusie był możliwy. Pracownicy muszą mieć stworzone odpowiednie warunki, aby móc zachowywać od siebie bezpieczny dystans. Oznacza to, że biurka muszą być oddalone od siebie o odległość w granicach 2 metrów. Niektóre biurka muszą pozostać wolne (np. do drugie). Oznacza to też szereg zmian w korzystaniu z przestrzeni wspólnych, typu kuchnia, WC, sale konferencyjne. Dodatkowo, recepcja musi być oddzielona ścianką z plexi.

Istnieje kilka strategii „ugryzienia” tematu. Warto na samym początku wybrać jedną z nich i konsekwentnie ją egzekwować.

  1. Punktowa rearanżacja, czyli zmiana układu meblowego tak, aby spełniać kryterium odstępu, ale nie przewracać do góry nogami całej przestrzeni. Jak można do tego podejść? Warto rozważyć:
    1. Rozdzielenie dużych, otwartych przestrzeni ściankami działowymi (g-k, z plexi, mobilnymi)
    2. Sformułowanie nowego rozkładu biurek. Rzadko kiedy uda się zmieścić wszystkich pracowników na obecnej przestrzeni. Prawdopodobnie nie da się tego zrobić, chcąc zachować rekomendowany odstęp ok. 2 m. Jeśli tak, to do czasu znalezienia dodatkowej przestrzeni dla swoich pracowników, możliwy będzie tylko częściowy powrót do biura po koronawirusie (np. tylko część pracowników, albo wszyscy ale na przemian – w wybrane dni, itd.)
  2. Pełna rearanżacja: nowy space plan. Wbrew pozorom, jest to świetny moment na przeprojektowanie swojego biura, o ile sytuacja finansowa firmy na to pozwala. Można do tego podejść z mniejszym lub większym rozmachem. Znamy firmy, które w obliczu COVID-19 zaczęły proces zajmowania kolejnego piętra / jego fragmentu w biurowcu, z którego korzystają.
  3. Redefinicja podejścia do korzystania z przestrzeni biurowej (w perspektywie średnio- / długoterminowej). Jednym z kierunków, którym interesują się nasi Klienci jest częściowe przejście na elastyczne formy, czyli powierzchnie flex. Innymi słowy: część pracowników będzie pracować w „starej lokalizacji”, a część korzystać z najmu krótkoterminowego powierzchni biurowej, np. pracując w przestrzeniach co-workingowych.

Jeśli zdecydujesz się na strategię opisaną w punkcie 1 lub 2, to możesz liczyć na wsparcie Duera w dokonaniu rearanżacji. Realizujemy wszelkie prace remontowe, wykończeniowe, przeprowadzkowe i jesteśmy na bieżąco z koronawirusowymi trendami dotyczącymi reorganizacji przestrzeni. Zachęcamy do kontaktu na firmy@duer.pl.

Jak Duer może pomóc, aby zapewnić Twojej firmie bezpieczny powrót do biura po koronawirusie?

Oferujemy naszą pomóc w trzech aspektach:

  1. Bezpłatne konsultacje. Bez względu na to, czy jesteś naszym klientem, czy też nie, z przyjemnością skonsultujemy plan powrotu do biura, który stworzyłeś/aś lub pomożemy Ci go wypracować.
  2. Standardy higieny. Dobierzemy najlepszą metodę dezynfekcji Twojej powierzchni biurowej oraz zaproponujemy Ci optymalną częstotliwość.
  3. Rearanżacja biura – tzw. fit out. Bez względu na to, czy przez Tobą tylko kosmetyczne zmiany / mała przeprowadzka wewnętrzna, czy planujesz większą rearanżację, bardzo chętnie wesprzemy Cię w tym projekcie.

Zaciekawił Cię ten tekst? Masz pytania? Chcesz porozmawiać o współpracy? Napisz do nas na firmy@duer.pl

ZAMÓW FACHOWCA

Zamów fachowca!
Zleć nam usunięcie Twojej usterki.